Algemeen
Artikel 1 – Huishoudelijk reglement en tuinreglement
Ieder lid wordt geacht het huishoudelijk reglement en het bijbehorende tuinreglement te kennen en na te leven.
Artikel 2 – Toegang verenigingscomplex
(Aspirant-)leden, ereleden, begunstigers en vertegenwoordigers van de Federatie van Amateurtuindersverenigingen Alkmaar e.o. hebben recht van toegang tot het tuincomplex. Anderen dan voornoemden hebben slechts toegang tot het complex met toestemming van het bestuur. Leden zijn en blijven volledig aansprakelijk voor de gedragingen van hun gezinsleden en bezoekers.
Lidmaatschap
Artikel 3 – Leden
Leden zijn meerderjarige personen, die één of meer tuinen van de vereniging in huur hebben. In de statuten wordt onderscheid gemaakt tussen leden, ereleden, leden van verdienste, aspirant-leden en begunstigers. Begunstigers worden vanaf dit punt donateurs genoemd. Er zijn twee soorten aspirant- leden. Leden die te kennen hebben gegeven lid te willen worden en door het bestuur zijn geaccepteerd, maar nog geen tuin hebben. Leden die door het bestuur een tuin hebben toegewezen gekregen om te bewerken gedurende één jaar. Deze leden betalen een vergoeding die gelijk staat aan de jaarlijkse huur. Als na één jaar gebleken is dat het lid de tuin goed onderhouden heeft en de afspraken uit het huishoudelijk reglement en tuinreglement zijn nagekomen, wordt het aspirant- lidmaatschap omgezet in een volwaardig lidmaatschap.
Artikel 4 – Aanmelding lidmaatschap
a- Eventuele plaatsing op de wachtlijst als aspirant-lid geschiedt in volgorde van binnenkomst van de aanmelding.
b- De aanmelding als aspirant-lid geschiedt door het invullen van een aanmeldingsformulier, waarbij alle voor de vereniging benodigde informatie moet worden verstrekt.
c- Na invulling van het aanmeldingsformulier ontvangt het aspirant-lid het huishoudelijk reglement en tuinreglement. Statuten kunnen worden opgevraagd bij de secretaris.
d- Aan de hand van het aanmeldingsformulier volgt inschrijving in het ledenregister en wordt het aspirant-lid een nota gezonden voor contributie, huur/vergoeding, borg en inschrijfgeld. De borg kan worden benut ter verrekening van de door het lid niet nagekomen verplichtingen. Over de borg wordt geen rente vergoed. Sleutels worden in bruikleen gegeven tegen een vooraf te betalen sleutelgeld. Bij beëindiging van de huurovereenkomst volgt bij inlevering restitutie. Het inschrijfgeld is vastgesteld op een eenmalig bedrag dat is vastgesteld door het bestuur.
e- De huur wordt aangegaan voor de tijd van één (1) kalenderjaar en dient voor 1 februari te worden voldaan.
f- Indien een kas wordt overgenomen ontvangt het aspirant-lid ter ondertekening een koopovereenkomst.
Artikel 5 – Beëindiging lidmaatschap
a- Het lidmaatschap en tuinhuur eindigen door overlijden van het lid, opzegging door het lid, opzegging door de vereniging of door ontzetting. (Statuten art. 7.1)
b- Het lidmaatschap dient schriftelijk, uiterlijk op 1 november opgezegd te worden. Bij ontzetting uit het lidmaatschap stelt het bestuur zich direct in verbinding met betrokkene over het verwijderen van opstallen die zich op zijn tuin bevinden.
c- Bij beëindiging van het lidmaatschap kan het lid gehouden worden de tijdens zijn lidmaatschapin gebruik gegeven tuin in goede staat van onderhoud op te leveren zoals in het tuinreglement is omschreven. Bij in gebreke blijven zal de vereniging een bedrag van maximaal €250 in rekening kunnen brengen ter bestrijding van de kosten.
d- Een vertrekkend lid, van wie de tuin is overgedragen aan het bestuur, dient zijn eigendommen op de datum van overdracht te hebben verwijderd. Wordt hieraan niet voldaan dan vallen de eigendommen aan de vereniging toe.
e- Vóór beëindiging van het lidmaatschap beoordeelt het bestuur of de tuin en opstallen in overeenstemming zijn met het huishoudelijk reglement en tuinreglement. Opstallen die daarmee in strijd zijn worden door het lid verwijderd of worden op kosten van het lid verwijderd. (Zie tuinreglement)
f- Bij opzegging van het lidmaatschap bestaat geen restitutie van de reeds betaalde contributie.
g- Als een lid schriftelijk te kennen geeft dat hij de tuin van een vertrekkend of verhuizend lid wil huren in plaats van de tuin welke hij op dat moment huurt dan krijgt dit lid voorrang boven het aspirant-lid.
Artikel 6 – Algemene verplichtingen
De leden van de vereniging zijn verplicht:
a- de statuten, huishoudelijk reglement en tuinreglement van de vereniging na te komen.
b- de belangen van de vereniging niet te schaden.
c- de door de overheid gegeven voorschriften en/of aanwijzingen na te leven.
d- alle overige verplichtingen, welke de vereniging in naam van haar leden aangaat, of welke voortvloeien uit het lidmaatschap van de vereniging, te aanvaarden en na te komen.
Artikel 7 – Correspondentieadres
De leden dienen wijzigingen in correspondentie- en emailadres aan het secretariaat door te geven.
Contributie en Bijdragen
Artikel 8 – Financiële verplichtingen
De financiële verplichtingen verbonden aan het lidmaatschap van de vereniging bestaan uit.
a- contributie waarvan de hoogte jaarlijks wordt vastgesteld door de algemene ledenvergadering.
b- huur (tuinhuur per m2) die jaarlijks wordt vastgesteld op basis van indexering door de gemeente Alkmaar.
c- Donateurs betalen een door de algemene ledenvergadering vastgesteld minimum bedrag.
Artikel 9 – Betalingsvoorwaarden
a- De leden zijn verplicht hun financiële verplichtingen te voldoen voor 1 februari. Door het bestuur zal tijdig kenbaar worden gemaakt hoe de betalingen kunnen geschieden.
b- In bijzondere gevallen kan het bestuur met een lid een afwijkende regeling treffen.
c- Alle kosten die het gevolg zijn van nalatigheid in de betalingen, kunnen op het betrokken lid worden verhaald.
Bestuurlijke organisatie
Artikel 10 – Bestuur
a- De leden van de vereniging kiezen een bestuur met een oneven aantal van tenminste drie personen. Bestuursleden zijn eenmaal per drie jaar aftredend en mogen zich herkiesbaar stellen. Het bestuur heeft de uitvoerende macht en het beheer der gelden en houdt toezicht op naleving van de statuten en het huishoudelijke reglement. Het bestuur kan alleen rechtsgeldige besluiten nemen als meer dan de helft der bestuursleden ter vergadering aanwezig is. Het bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter dit nodig oordeelt met een minimum van 6 per jaar.
b- Bestuursleden zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor nakoming van de statuten en het huishoudelijke reglement.
c- Eén bestuurslid is tevens lid van het federatiebestuur.
d- Het bestuur is niet aansprakelijk voor schade aan eigendommen van leden.
e- Kandidaatstelling voor een bestuursfunctie door de leden dient schriftelijk aan de secretaris ter kennis te worden gebracht minimaal twee weken voor de aanvang van de algemene ledenvergadering.
f- Het bestuur en de algemene ledenvergadering zijn bevoegd permanente en tijdelijke commissies in te stellen en de leden van die commissies te benoemen, te schorsen en te ontheffen uit hun functie. Alle commissies handelen onder verantwoordelijkheid van het bestuur, met uitzondering van de kascontrole commissie.
g- Het bestuur is verantwoordelijk voor de invulling van de volgende taken:
– Heemtuincoördinatie.
– Inkoop tuingerelateerde artikelen.
– Kantinebeheer.
– Complexbeheer.
Artikel 11 – Voorzitter
De voorzitter is verantwoordelijk voor:
a- Het leiden van de algemene ledenvergadering en de bestuursvergaderingen.
b- Het vaststellen van de agenda van de te houden vergadering in samenspraak met de secretaris.
c- De ontvangst van aspirant-leden.
Artikel 12 – Secretaris
De secretaris is verantwoordelijk voor:
a- Het bijhouden van de notulen van de vergaderingen.
b- Het voeren van de correspondentie.
c- Het bekendmaken van mededelingen uit het bestuur.
d- Het in goede staat houden van het archief.
e- De verzorging van het algemene ledenregister.
f- Toezicht houden op de door de penningmeester beheerde banktegoeden.
g- Het jaarlijks op de algemene ledenvergadering schriftelijk verslag uitbrengen van het afgelopen verenigingsjaar.
h- De verder door het bestuur, na overleg met de secretaris, aan hem op te dragen werkzaamheden. Onverminderd zijn verantwoordelijkheid kan hij taken laten uitvoeren door de overige bestuursleden en aan nader door het bestuur in overleg met de secretaris aan te wijzen personen.
Artikel 13 – Penningmeester
De penningmeester beheert de gelden der vereniging. Hij is verantwoordelijk voor:
a- Het innen van de contributies, de huur, algemene bijdragen en andere te ontvangen gelden.
b- Het bijhouden van alle inkomsten en uitgaven.c- Het jaarlijks namens het bestuur schriftelijk verslag. uitbrengen op de algemene ledenvergadering over de financiële positie van de vereniging, in het bijzonder over het afgelopen verenigingsjaar.
d- Het beheer en administratie van de door de vereniging ingestelde reservefondsen of andere fondsen voor een bepaald doel.
e- Het geven van inzicht in de financiële ruimte die er is tot het doen van investeringen en grote uitgaven. Uitgaven boven de 500 euro zullen altijd worden besproken binnen de vergadering.
Artikel 15 – Contactpersoon
De vereniging telt drie contactpersonen, waarvan er één bestuurslid is, met ieder een aandachtsgebied:
– Algemene vragen.
– Aspirant-leden.
– Technische vragen.
Artikel 16 – Opzet werkgroepen
a- Het bestuur en de algemene ledenvergadering kunnen werkgroepen instellen ter behartiging van bijzondere belangen. Zij worden gevormd uit de leden.
b- De werkgroep houdt op te bestaan zodra de aan haar opgedragen taak is volbracht of haar opdracht door de algemene ledenvergadering of het bestuur wordt ingetrokken.
c- Werkgroepen bestaan uit ten minste drie leden. Zij kunnen, na overleg met het bestuur, extern advies inwinnen. Zij brengen schriftelijk verslag uit aan het bestuur van hun handelingen en bevindingen.
d- Alvorens tot uitvoering van zaken wordt overgegaan dient opdracht te zijn verkregen van het bestuur.
Verplichte werkzaamheden en sanctiebeleid
Artikel 17 – Verplichte werkzaamheden
a- Elk lid is verplicht jaarlijks een aantal uren werkzaamheden te verrichten ten behoeve van het complex. Deze werkzaamheden worden in de regel op zaterdagmorgen uitgevoerd en gecoördineerd door een of meerdere bestuursleden. Hierbij zal rekening worden gehouden met capaciteiten en vaardigheden van de leden. Elk lid dient in de kantine de presentielijst af te tekenen.
b- Bij verhindering dient het lid zich uiterlijk 24 uur van tevoren af te melden bij de secretaris. Voor leden van 75 jaar en ouder is deze werkdag niet verplicht. Wanneer een lid niet op de momenten van de verplichte werkzaamheden aanwezig kan zijn dient het hierover contact op te nemen met het bestuur. Er is op andere momenten een mogelijkheid zijn om de verplichte werkzaamheden uit te voeren.
c- Ieder lid dient eenmaal per jaar op een daarvoor aangewezen moment de kantine schoon te maken. Voor leden van 80 jaar en ouder is deze schoonmaakdienst niet verplicht.
d- Bij het niet nakomen van verplichte werkzaamheden zal het sanctiebeleid in werking treden.
e- De vereniging en haar bestuursleden is niet verantwoordelijk voor persoonlijke schade of letsel ontstaan tijdens de verplichte werkzaamheden.
Artikel 18 – Sanctiebeleid
Bij het niet naleven van het huishoudelijk reglement of tuinreglement kan het sanctiebeleid in werking treden. Er zal altijd eerst persoonlijk of telefonisch contact met het betreffende lid zijn waarbij er gezamenlijk naar een oplossing wordt gezocht. Er zal een datum worden afgesproken waarop de situatie opgelost dient te zijn.
a- Wanneer de overtreding blijft bestaan na de deadline zal deze in het bestuur worden besproken. Er zal vervolgens een schriftelijk verzoek aan het lid worden gedaan om de situatie op te lossen binnen een door het bestuur te bepalen termijn.
b- Wanneer de problematische situatie ook na het verstrijken van deze termijn blijft bestaan zal een tweede verzoek worden gedaan waarin op de gevolgen wordt gewezen van het niet oplossen van de problematische situatie.
c- Bij blijvend in gebreke blijven zullen de kosten van uitvoering door een extern bedrijf in rekening worden gebracht.
d- Afhankelijk van de ernst van de overtreding kan het bestuur besluiten het lidmaatschap op te zeggen of een royement uit te voeren conform statutaire bepalingen.
Algemene ledenvergadering
Artikel 19 – Agendapunten
De leden kunnen verzoeken om onderwerpen en voorstellen aan de agenda toe te voegen, waartoe het schriftelijk verzoek, voorzien van de benodigde toelichting, ten minste 14 dagen voor de algemene ledenvergadering bij de secretaris moet zijn ingediend.
Artikel 20 – Presentielijst
Ieder aanwezig lid tekent de presentielijst tijdens de algemene ledenvergadering.
Artikel 21 – Verkiezingen
a- Wanneer er meerdere kandidaten zijn voor eenzelfde bestuursfunctie, wordt door de voorzitter op de volgende wijze een stembureau samengesteld. Het bureau zal bestaan uit de secretaris, de penningmeester en een lid uit de vergadering, niet zijnde een bestuurslid. Betreft de stemming de functie van secretaris of penningmeester dan wordt een van beiden vervangen door de voorzitter.
b- Aan de hand van de ledenlijst, welke is gesplitst in stemgerechtigde leden en niet stemgerechtigde leden, worden de stembriefjes aan de stemgerechtigde leden uitgedeeld en wordt op de lijst aangetekend aan wie de stembriefjes zijn uitgedeeld. Geteld wordt vervolgens hoeveel stembriefjes zijn uitgedeeld.
c- Het stembureau neemt de ingevulde stembriefjes in ontvangst en telt de stemmen.
d- Het stembureau maakt een stemverslag van het aantal uitgebrachte stemmen, het aantal stemmen dat per kandidaat is uitgebracht en het aantal blanco en ongeldige stemmen.
e- Het stemverslag wordt overhandigd aan de voorzitter die de uitslag vervolgens meedeelt aan de vergadering.
f- Het stemverslag en de ledenlijst waarop is bijgehouden aan wie een stembrief is uitgereikt worden door de secretaris bewaard. De stembriefjes worden terstond na de stemming vernietigd.
Artikel 22 – Geldigheid stemmen
Het stembureau beslist over de geldigheid van een stembiljet. Stembriefjes zijn ongeldig als deze:
a- meer namen vermelden dan het aantal personen dat moet worden gekozen.
b- andere namen bevatten dan die van de kandidaat of kandidaten, voor wie de stemming wordt gehouden.
c- een aanduiding bevatten van de persoon door wie de stemming is uitgebracht.
d- de kandidaat niet duidelijk aanwijzen (onleesbaar zijn).
e- blanco zijn uitgebracht.
Artikel 23 – Besluitvorming algemene ledenvergadering
a- Stemming over zaken geschiedt bij hand opsteken. Bij staking van stemmen over zaken is het voorstel verworpen. Indien één van de stemgerechtigde leden de uitkomst van de stemming betwijfelt, wordt een stembureau benoemd en volgt mondelinge stemming op basis van de presentielijst.
b- Stemming over personen geschiedt bij acclamatie op voorstel van de voorzitter of één van de stemgerechtigden, mits hiertegen geen bezwaar door een van de andere stemgerechtigden wordt aangetekend. Het zal geschieden door middel van een schriftelijke stemming. Bij een stemming over personen wordt een kandidaat gekozen op basis van de volgende procedure.
Benoemd wordt degene die bij de eerste stemming de volstrekte meerderheid (= meer dan 50% van het aantal uitgebrachte geldige stemmen) heeft behaald; indien deze stemming geen uitsluitsel heeft gegeven, degene die bij een tweede vrije stemming de volstrekte meerderheid heeft behaald; Indien bij de tweede stemming geen van de kandidaten een volstrekte meerderheid heeft verworven, volgt een derde stemming tussen de twee kandidaten, die bij de tweede stemming het hoogste aantal stemmen hebben behaald. Indien bij de derde stemming de stemmen staken, beslist het lot, door het stembureau daartoe getrokken.
c- Indien niet meer dan één kandidaat voor een functie kandidaat heeft gesteld kan deze bij acclamatie worden gekozen.
d- Besluiten die genomen zijn op de algemene ledenvergadering gelden voor alle leden.
Artikel 24 – Kascontrolecommissie
De algemene ledenvergadering benoemt jaarlijks uit de leden een commissie van twee personen, die geen deel mogen uitmaken van het bestuur. De commissie controleert de rekening en verantwoording van het bestuur en brengt verslag uit aan de algemene ledenvergadering.
Artikel 25 – Reglementswijziging
a- Geen veranderingen in dit reglement zullen van kracht zijn, dan die welke door ten minste 2/3 van de op de algemene ledenvergadering aanwezige leden is goedgekeurd.
b- Invoering en wijziging van reglementen worden tijdig en schriftelijk aan de leden bekendgemaakt.
c- De leden worden geacht alle stukken daarover te hebben bestudeerd, zodat tijdens de vergadering artikelsgewijze voorlezing achterwege kan blijven.
d- Alleen amendementen/voorstellen tot wijziging van reglementen, die twee weken voor de betreffende vergadering bij het secretariaat zijn ingediend, worden in behandeling genomen.
e- Bij aanneming worden de wijzigingen onmiddellijk van kracht.
